Бизнес администрация

ПОЛЕЗНА ИНФОРМАЦИЯ:

През последните няколко десетилетия ролята и функциите на офис мениджърa се промениха значително – от поръчването на кламери до това да е дясната ръка на управляващия дружеството. Офис мениджърът вече трябва да знае всичко за бизнеса, за да си свърши качествено работата.
Основната роля на офис мениджъра е да бъде централната точка за контакт за всички в организацията, да има общ поглед над дейността ѝ и безупречни познания за бизнеса и неговите цели, и да се намесва, където е необходимо за да гарантира, че компанията работи гладко.
Бизнес – администрация – трета степен на професионална квалификация. По време на изучаването на тази специалност се придобиват знания относно осъществяването на бизнес комуникации, организирането на дейността на отделните структурни звена в предприятието и др.

Основни дейности

Офис-мениджърът обработва информационните потоци, координира и осигурява безпроблемно протичане на деловата дейност на звената в предприятието или офиса. Той координира бизнес кореспонденцията на ръководителя и организацията съобразно стандартите на фирмата.

Отговорности и задължения:

Отговорности и задължения – Офис-мениджърът регистрира и отговаря за телефонните обаждания, писма, факсове, електронна поща и други документи. Той организира работни срещи с клиенти, представители на технически служби, държавна администрация, контролни органи и други лица във връзка с дейността на фирмата. Организира командировки, семинари, посещения на представители на фирмата, както и на гости от страната и чужбина. Офис мениджърът следи за техническата изправност на офис оборудването, за осигуряване на канцеларски и други материали. Той координира дейностите, свързани с подбора и назначаването на персонал, провеждането на първоначален и периодичен инструктаж на работниците и служителите. Определя потребностите от обучение, квалификация и преквалификация на персонала и го организира. Наблюдава работата на работниците и служителите и прави предложения за наказания и награди.

Полезна информация – В случай, че прекият ръководител или търсеният служител отсъства, записва данни за обратна връзка. Във връзка с воденето на бизнес кореспонденция предава и получава информация по факс и интернет; прави копия; поддържа деловодство в изряден и удобен за употреба вид и води архив. Офис-мениджърът разпределя работата към помощния офис персонал и осигурява помощ и контрол на същия. Работи с офис техника – компютър, телефон, факс, скенер, копирна машина, уред за унищожаване на документи, мултимедия.

ПЕРСПЕКТИВИ И ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВА НА ПРОФЕСИЯТА:

Възможности за работа – Офис-мениджърът извършва трудовата си дейност в предприятие или организация във всички сфери на стопанството, като спазва всички законови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.
Възможности за допълнителни придобивки – Според практиката на работодателя.
Предизвикателства в тази професия – Офис-мениджърът носи отговорност за офис организацията, координацията, кореспонденцията и телефонното обслужване на фирмата. В голяма степен работният климат във фирмата зависи от добрата работа на офис мениджъра. Заемането на тази длъжност изисква покриването на високи изисквания, свързани не само с професионалната подготовка и владеенето на чужди езици, а и с притежаването на организаторски и администраторски качества.
Възможни контакти – Офис-мениджърът координира цялостната дейност във фирмата, което налага контакти както с ръководителя на фирмата, така и с целия персонал. Външните контакти на офис мениджъра са с партньори и клиенти на фирмата, с представители на държавната администрация, контролните органи и др.

ОРГАНИЗАЦИИ, В КОИТО МОЖЕ ДА СЕ УПРАЖНЯВА ПРОФЕСИЯТА И ВИДОВЕ ДЛЪЖНОСТИ:

Сфера на дейност – Секретарски и административни офис дейности.
Организации/ институции, в които може да се реализира – Офис-мениджърът работи основно в частни и държавни фирми и организации от всички сфери на икономиката.

Длъжности, които могат да се заемат:

• Офис-мениджър
• Мениджър- екип
• Административен специалист с контролни функции и др.
• Административен секретар
• Асистент кореспонденция
• Изпълнителен секретар офис
• Специалист, държавна администрация
• Секретар
• Технически секретар и др.

Възможности за кариерно развитие – Лицата, придобили професионална квалификация по професията „Офис-мениджър”, имат възможност за повишаване на квалификацията си в курсове и семинари, организирани от обучаващи институции, браншови организации и др. След завършено средно образование, придобилите степен на професионална квалификация могат за продължат образованието си по специалности с образователноквалификационна степен „бакалавър”, „магистър” в системата на висшето образование. Виж линк НАШАТА ПОДКРЕПА

НЕОБХОДИМИ КАЧЕСТВА И ОБРАЗОВАНИЕ ЗА ПРОФЕСИЯТА:

Необходими личностни качества – Добри комуникативни умения, толерантност и наблюдателност. Предприемачески умения. Да умее да взема бързи и адекватни решения. Прецизност и отговорност.

Необходими знания и умения – Да познава нормативните документи, свързани с изпълняваните административни дейности, умения за водене на преговори, способности за работа в екип. Умение за работа с документи и офис техника. Умения за ясно представяне на информация. Висока езикова култура. Владеенето на чужд език е предимство.

ИЗУЧАВАНИ ПРЕДМЕТИ В ПРОГРАМАТА

• Здравословни и безопасни условия на труд
• Икономика
• Предприемачество
• Използване на информационни и комуникационни технологии (ИКТ) в професионалната дейност
• Организация на труда
• Комуникация и чужд език
• Фирмена култура и професионално развитие
• Осъществяване на писмена бизнес комуникация
• Работа с офис техника и специализирани програмни продукти
• Организационна и административна работа
• Професионално обслужване и работа с клиенти

Учебна практика по:

• Писмена бизнес комуникация
• Работа с офис техника и специализирани програмни продукти
• Организационна и административна работа
• Професионално обслужване и работа с клиенти

Разширена професионална подготовка:

• Деловодство
• Изграждане на поведенческа култура на личността за успешно делово общуване. Невербални комуникации